Regulamin promocji migracyjnej eMedics

1. Definicja migracji

Na potrzeby niniejszego regulaminu „migracja" oznacza przejście placówki na system eMedics wraz z uruchomieniem odpłatnej subskrypcji eMedics na okres minimum 12 miesięcy, w jednym z dwóch wariantów opisanych szczegółowo w punkcie 2 (Superpromocja migracyjna), w zależności od sposobu, w jaki placówka prowadziła dotychczas dokumentację:

• Wariant A: przeniesienie danych (pacjenci, kontrahenci, pracodawcy) z dotychczasowego, dedykowanego systemu informatycznego klasy oprogramowanie do medycyny pracy lub elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM), w wyniku zakończenia umowy z dotychczasowym dostawcą tego systemu,
• Wariant B: uruchomienie eMedics w placówce, która do tej pory prowadziła dokumentację w pakietach biurowych (Word, Excel lub podobnych), bez dedykowanego oprogramowania medycznego.

Za migrację, niezależnie od wariantu, nie uznaje się:

• migracji wewnętrznej w ramach grupy kapitałowej, gdy dotychczasowy system należał do tego samego podmiotu,
• ponownego uruchomienia subskrypcji eMedics przez Usługobiorcę, który wcześniej korzystał z usługi i jej zaprzestał.

2. Superpromocja migracyjna: warianty A i B

Superpromocja migracyjna obejmuje dwa warianty zniżki, w zależności od sposobu, w jaki placówka prowadziła dotychczas dokumentację (zgodnie z definicją w punkcie 1). Zniżka w każdym wariancie obowiązuje przez pierwszy rok subskrypcji eMedics (12 kolejnych okresów rozliczeniowych miesięcznych lub jeden okres rozliczeniowy roczny), liczonych od dnia uruchomienia odpłatnej subskrypcji po zakończeniu 30-dniowego trialu.

Wariant A: migracja z dedykowanego systemu konkurencji, 35 procent zniżki

Warunki łącznie wymagane:

1. Pełna nazwa dotychczasowego systemu wskazana przez Usługobiorcę w korespondencji z eMedics oraz w protokole wdrożenia (np. „mMedica wersja 5.20", „SoftMedica Medycyna Pracy 2024", „Cral 5.0").
2. NIP placówki oraz, opcjonalnie, NIP dotychczasowego dostawcy widoczny na fakturze z ostatnich 12 miesięcy poprzedzających migrację (kopia faktury bez kwoty wystarczy jako dowód aktywnej subskrypcji, kwota nie jest weryfikowana).
3. Umowa subskrypcji na okres minimum 12 miesięcy w dowolnym pakiecie cennika eMedics (Solo, Plus, Pro, Enterprise).

Wariant B: migracja z Excela, Worda lub innych pakietów biurowych, 25 procent zniżki

Warunki łącznie wymagane:

1. Umowa subskrypcji na okres minimum 12 miesięcy w pakiecie Solo (wariant B dostępny wyłącznie w tym pakiecie).
2. Płatność roczna z góry. Warunek ten zastępuje w tym wariancie standardowy rabat „2 miesiące gratis" za płatność roczną, ponieważ promocja migracyjna nie łączy się z innymi promocjami cennikowymi (patrz punkt 5).

Wspólne dla wszystkich wariantów: zgłoszenie na adres kontakt@emedics.pl z dopiskiem w temacie „Promocja migracyjna" oraz weryfikacja przez zespół eMedics, dokonywana w terminie 5 dni roboczych od daty kompletnego zgłoszenia. Zniżka jest aplikowana automatycznie na fakturach miesięcznych lub jednorazowo przy rozliczeniu rocznym. Po zakończeniu pierwszego roku subskrypcji obowiązuje cennik standardowy z dnia rozpoczęcia drugiego roku.

Placówka kwalifikuje się tylko do jednego wariantu (A lub B), odpowiadającego jej faktycznemu punktowi startowemu. Warianty się wzajemnie wykluczają i nie sumują.

3. Bezpłatny import pacjentów

Bezpłatny import w ramach promocji migracyjnej obejmuje listę pacjentów i słownik kontrahentów z poprzedniego systemu, bez limitów ilościowych:

• karty pacjentów (KP) wyeksportowane z poprzedniego systemu w formacie CSV, XLS lub XLSX,
• słownik kontrahentów (firm zlecających badania), jeśli dane mieszczą się w schemacie eMedics,
• walidację administratora placówki przed pełnym go-live, próbka 10 rekordów do weryfikacji ręcznej.

Migracja danych odbywa się poza godzinami pracy placówki i nie blokuje bieżącej obsługi pacjentów. Po imporcie administrator weryfikuje poprawność rekordów przed pełnym uruchomieniem produkcyjnym.

4. Termin obowiązywania promocji

Superpromocja migracyjna (warianty A i B łącznie) obowiązuje w następujących terminach:

• Start: 23 maja 2026 r.
• Koniec przyjmowania zgłoszeń: 17 października 2026 r., dzień przed wejściem w życie obowiązku P1/CeZ.

Dla zgłoszeń złożonych w okresie obowiązywania promocji 12-miesięczny okres zniżki realizowany jest również po dacie 17 października 2026 r., jeżeli subskrypcja zostanie uruchomiona w terminie do 60 dni od daty zgłoszenia.

Usługodawca zastrzega prawo wcześniejszego zakończenia promocji w przypadku wyczerpania limitu miejsc (max. 50 placówek migrujących łącznie we wszystkich wariantach w okresie promocji) lub z innych ważnych przyczyn biznesowych. Zakończenie promocji nie wpływa na zgłoszenia już potwierdzone przez zespół eMedics.

5. Postanowienia końcowe

Niniejszy regulamin może zostać zmieniony lub uzupełniony w trakcie obowiązywania promocji, w szczególności w zakresie listy obsługiwanych systemów źródłowych, limitów importu lub procedur weryfikacji. Aktualna wersja regulaminu publikowana jest pod adresem emedics.pl/regulamin-promocji-migracyjnej/.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie ma Regulamin świadczenia usług SaaS eMedics oraz przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. 2020 poz. 344 z późn. zm.).

Promocja migracyjna nie łączy się z innymi promocjami cennikowymi eMedics, chyba że eMedics wyrazi pisemną zgodę w odpowiedzi na zgłoszenie Usługobiorcy. Warianty A i B nie łączą się również między sobą: dla jednej placówki kwalifikuje się wyłącznie jeden wariant.

Zmiana z 4 października 2026 r.: wariant C (start od dokumentacji papierowej) wycofany; zgłoszenia złożone i potwierdzone przed tą datą realizujemy na dotychczasowych warunkach; import obejmuje listę pacjentów i kontrahentów, bez historii badań.

Pytania dotyczące warunków promocji prosimy kierować na adres kontakt@emedics.pl.